Четверг, 21.06.2018, 23:57
Головна



| RSS
УкраїнськаРосійськаАнглійська Німецька

Каталог новин
Новини РДА
Агропромисловий комплекс
Відділ економіки інформує
Фізкультура і спорт
Відділ з питань ЦЗ населення, ЖКГ та будівництва
Деражнянський районний сектор ГУДСНС України в Хмельницькій області
Відділ культури, національностей та релігій
Запобігання корупції
Оголошення РДА
Інформація про район
Управління соціального захисту населення Деражнянської районної державної адміністрації
Деражнянське відділення Красилівської ОДПІ ГУ ДФС у Хмельницькій області
Громадська рада
Летичівське об’єднане управління Пенсійного фонду України
Архівний відділ райдержадміністрації
Обговорення
Служба у справах дітей Деражнянської РДА
Деражнянська ЦРЛ та ЦПМСД
Центр соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді
Відділ містобудування, архітектури та будівництва

Інші новини
Вакантні посади

Вакантні посади

Вакантні посади категорій Б,В

(детальніше)

Пошук на сайті
Календар
«  Сентябрь 2013  »
ПнВтСрЧтПтСбВс
      1
2345678
9101112131415
16171819202122
23242526272829
30
Законодавство

Головна » 2013 » Сентябрь » 30 » Коли документ стає макулатурою
Підпишіться на стрічку наших новин RSS та будьте в курсі всіх останіх подій !
09:20
Коли документ стає макулатурою
Документи треба зберігати протягом чітко встановленого строку зберігання. А ось потім буває краще їх позбутися — щонайменше, щоб місце звільнити... Які документи необхідно зберігати, протягом якого часу та що робити з ними після закінчення цього часу — про це ви дізнаєтеся зі статті.
Як відомо, всі документи, що створюються у діловодстві підприємства, установи, організації систематизуються та оформлюються у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання. Такий порядок документообігу потрібен для забезпечення обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на зберігання у процесі діловодства.
За строками зберігання документи можна умовно поділити на чотири категорії:
1). ті, що зберігаються 1 рік. Це, наприклад реєстри на відправлену кореспонденцію; місячні плани та звіти; табелі обліку використання робочого часу; заяви про надання відпусток;
2). ті, що зберігаються 3 — 5 років. Це, зокрема, первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у реєстрах бухгалтерського обліку та податкових записах (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти тощо). До цієї категорії належать також журнали реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції, звернень громадян, лабораторні журнали; авансові звіти про відрядження; договори, угоди; постанови, висновки в справах про адміністративні стягнення; банківські документи (акти, довідки, платіжні реєстри, доручення) про надходження всіх видів податків, квартальні бухгалтерські та статистичні звіти; документи про інвентаризацію основних засобів;
3). ті, що зберігаються 10 — 75 років. Це — журнали обліку інструктажу з техніки безпеки; документи (акти, висновки, протоколи) розслідувань нещасних випадків; особові рахунки працівників, студентів; накази (контракти, договори) про прийом на роботу, переведення, звільнення працівників; табелі та наряди працівників зі шкідливими умовами праці, документи (відгуки, характеристики, атестаційні анкети, листи тощо) про проведення атестацій і встановлення кваліфікації; журнали обліку видачі трудових книжок, особові справи працівників, студентів;
4). ті, що зберігаються довічно або доки не мине в них потреба. До таких документів належать, зокрема, статути й установчі документи, накази, розпорядження з основної діяльності; постанови, рішення, протоколи, стенограми засідань колегіальних органів виконавчої влади, інших державних органів та організацій; бухгалтерські статистичні звіти річної і більшої періодичності.
Уже систематизовані документи формуються у справи. На підставі сформованих справ і відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів влади та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 проводиться експертиза цінності документів. За результатами експертизи цінності документів складають описи документів постійного і тривалого терміну зберігання (з кадрових питань).
Коли за результатами експертизи цінності складено описи документів, складається Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (за умови, що терміни зберігання документів закінчилися).
Такі документи (тобто документи тимчасового зберігання) знищуються тільки за актами, які погоджуються з архівними установами.
Первинні документи, облікові регістри, та інші бухгалтерські документи дозволяється включати до актів лише за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для державних органів влади, бюджетних організацій, підприємств, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів або використовували державне чи комунальне майно — ревізії проведеної органами органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ та відкриття судами провадження у справах — документи зберігаються до прийняття остаточного рішення.
Відібрані для знищення та включені до відповідних актів документи після схвалення Експертною комісією архівного відділу Деражнянської райдержадміністрації та погодження Експертно-перевірною комісією Державного архіву Хмельницької області передають організаціям, які займаються заготівлею вторинної сировини або знищуються шляхом спалення, про що в акті робиться відповідна позначка.
У разі ненавмисного знищення документів або втрати документів слід вжити заходів, передбачених у пп. 4.5.4 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, затверджених наказом Держкомархіву України від 16.03.2001 р. №16.
Так, якщо у процесі експертизи цінності встановлено факти нестачі документів і справ, то установи здійснюють їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник установи затверджує акт про нестачу архівних справ (документів), призначає службове розслідування, видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ.
Знищення документів без попереднього затвердження описів справ постійного зберігання, з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, а також порушення встановлених Переліком термінів зберігання документів є незаконними і спричиняють відповідальність згідно з чинним законодавством.
Начальник архівного відділу С.М. Кухар
Категорія: Архівний відділ райдержадміністрації | Переглядів: 549 | Додав: andr
>
Читайте також останні новини сайту:

_

Голова

Деражнянської районної

державної адміністрації

_____

Основне меню сайта РДА
Пошта
Логін:
Пароль:

(це що)

Календар свят і подій. Листівки, вітання та побажання

Наша кнопка


Якщо наш сайт, корисний для Вас, то можете розмістити наш банер у себе на сайті

Кнопка - Деражнянська РДА


Вверх CY-PR.com Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru Карта сайту
Деражянська РДА© 2018 Зробити безкоштовний сайт з uCoz